广合科技(001389):反不当行为及举报管理制度 （草案）（H股发行上市后适用）
反不当行为及举报管理制度 （草案） （H股发行上市后适用） 第一章 总则 第一条目的 本条例根据上市公司的法律、法规、证券交易市场和监管机构的规定和要求，结合广州广合科技股份有限公司及下属公司（以下简称“公司”）的实际情况制定。旨在阐述公司反不当行为（舞弊、贿赂、欺诈、洗钱）的政策方针，建立有效的防范和检查不当行为的机制，加强公司治理和内部控制，降低公司风险，规范经营行为，维护公司合法权益，确保公司经营目标的实现和公司持续、稳定、健康发展，保护股东合法权益。 第二条宗旨 反不当行为工作的宗旨是规范本公司董事、高中级管理层职员和普通员工的职业行为，严格遵守相关法律、行业规范和准则、职业道德及公司规章制度，树立廉洁从业和勤勉敬业的良好风气，防范损害公司及股东利益的行为发生。 第三条适用范围 适用于任何涉及舞弊、贿赂、欺诈、洗钱的员工、高管、董事、股东、顾问、供应商、承包商、客户、银行、或其他关系人。 第二章 不当行为的概念及形式 第四条舞弊的概念与形式 本条例所称舞弊，是指公司内、外人员以故意欺骗为特征的违纪违法行为。舞弊的目的可能是采用欺骗等违纪违法手段，谋取个人不正当利益，损害正当的公司/股东经济利益的行为；或是谋取不当的公司经济利益，可能为个人带来不正当利益的行为。 （一）损害公司正当经济利益的舞弊 是指公司内、外人员为谋取自身利益，采用欺骗等违纪违法手段使公司或股东正当经济利益遭受损害的不正当行为。有（但不限于）下列情形之一者属于此类舞弊行为：1、 收受贿赂或回扣； 2、 将正常情况下可以使公司获利的交易事项转移给他人； 3、 非法使用公司资产，贪污、挪用、盗窃公司财产； 4、 利用虚假交易骗取公司财产； 5、 故意隐瞒、错报交易事项； 6、 伪造、变造会计记录或凭证、编制虚假财务报表； 7、 泄露公司的商业或技术秘密； 8、 其他损害公司、股东经济利益的舞弊行为。 （二）谋取不当的公司经济利益的舞弊 是指公司内部人员为使公司获得不当经济利益而其自身也可能获得相关利益，采用欺骗等违法违规手段，损害国家、其他组织、个人或股东利益的不正当行为。有下列情况之一者属于此类舞弊： 1、 为不适当的目的而支出，如支付贿赂或回扣； 2、 出售不存在或不真实的资产； 3、 故意错报交易事项、记录虚假的交易事项包括虚增收入和低估负债，出具错误的财务报告，从而使财务报表阅读或使用者误解而作出不适当的投融资决策；4、 隐瞒或删除应对外披露的重要信息； 5、 从事违法违规的经济活动； 6、 伪造、变造会计记录或凭证； 7、 偷逃税款； 8、 其他谋取公司不当经济利益的舞弊行为。 第五条贿赂的概念与形式 贿赂指供货商或合作商为获取公司批量及长久的立即或未来订单或商业合作关系，而给予公司相关负责人员个人或其亲属的“回扣”、“退佣”、“招待”、“娱乐”、“置业”、“就业”、“国内或国外旅游”、“馈赠”、“购物折扣”“好处费”、“疏通费”及其他一切物质或精神上有直接受益的开支。 第六条欺诈的概念与形式 欺诈指为获取有形或无形利益而实施的、损害他人或机构利益的故意行为。具体来说，构成“欺诈”的行为包括：违反法律法规或企业内部规章制度、触犯他人合法权益、掩盖所有或部分非法目的的交易或操作。 有（但不限于）下列情形之一者属于此类欺诈行为： 1、财务/会计：操纵财务报表以为个人或实体创造财务机会、假发票或没有记录的交易； 2、采购员工：发起商品或服务采购订单以用作私用、员工设置虚拟供应商账户，并通过虚假发票付款给员工； 3、工资单：工资系统中设置虚拟员工、过度的加班费、员工离职或死亡后仍在工资单中； 4、商业：员工与供应商勾结、销售人员虚增销售以提高佣金或奖金；5、信息系统：员工窃取重要数据、员工将公司数据提供给外部人员；6、客户欺诈：该欺诈是由除经销商之外的客户实施的，该客户包括个人客户和公司客户； 7、经销商欺诈：主要的经销商欺诈是指以下活动中的失信销售行为；8、典型的分期贷款：经销商从金融公司收到贷款，但未能将货物（部分或全部）交付给客户； 9、外部合作伙伴欺诈：该欺诈是由外包服务提供商（包括其雇员）或合作伙伴所实施的；信息技术欺诈：该欺诈包括计算机和互联网欺诈。 第七条洗钱的概念与形式 洗钱是指通过各种方式掩饰、隐瞒毒品犯罪、黑社会性质的组织犯罪、恐怖活动犯罪、走私犯罪、贪污贿赂犯罪、破坏金融管理秩序犯罪、金融诈骗犯罪等犯罪所得及其收益的来源和性质的洗钱活动。 本制度所称反洗钱是按照国家反洗钱法律法规，为履行公司反洗钱义务所做的建立反洗钱内控制度和设立反洗钱工作岗位、客户身份识别、客户洗钱风险分类、大额和可疑交易报告、客户身份资料和交易记录保存以及反洗钱培训和宣传相关工作。反洗钱检查范围包括以下方面： 1、反洗钱岗位人员配备及履行职责情况； 2、反洗钱内控制度建立及执行情况； 3、客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存情况； 4、洗钱风险评估及客户分类管理情况； 5、大额和可疑交易报告情况； 6、反洗钱培训和宣传情况； 7、其他反洗钱相关工作内容。 有（但不限于）下列情形之一者属于此类洗钱行为： 1、资金隐匿：通过复杂的金融交易或转移手段，使非法资金的来源、流向、所有权等变得难以追踪和识别。 2、虚假交易：利用虚构的买卖、服务、投资等交易活动，将非法资金合法化。这些交易可能涉及高价或低价转让资产、虚假发票、虚构合同等。 系统的监管和追踪。 4、跨境资金流动：利用不同国家之间的金融监管差异和漏洞，将非法资金从一国转移到另一国，以达到隐匿和合法化的目的。 5、投资洗钱：将非法资金投资于房地产、证券、艺术品等市场，通过买卖、租赁、拍卖等方式将非法资金合法化。 6、利用金融产品：通过购买、销售、赎回、转移金融产品（如保险、基金、信托等）的方式，掩盖非法资金的来源和流向。 7、虚假公司：设立空壳公司或虚假公司账户，用于接收、转移和隐匿非法资金。 8、利用电子货币和数字货币：随着科技的发展，洗钱者开始利用电子货币和数字货币进行资金转移和隐匿，因为这些交易具有匿名性和跨境性。 9、与恐怖主义活动相关的洗钱：将恐怖主义活动的资金通过洗钱手段合法化，用于支持恐怖主义活动或恐怖组织的运营。 10、其他形式：洗钱手段不断演变和更新，新的洗钱形式可能随时出现。 第三章 反不当行为工作的权责 第八条反不当行为工作的职责归属 （一）董事会的职责 授权审计部门进行反不当行为程序及政策的制定和实施。 最终审核不当行为的处理意见，必要时直接向股东会或向公众或外部审计师进行事项披露。 （二）审计部门的职责 1、反不当行为程序及政策的制定和实施。 2、受理不当行为举报并进行举报接收、登记、组织不当行为案件的调查、出具处理意见及向管理层、董事会报告等事项。 3、负责管理反舞弊、反贿赂、反欺诈、反洗钱培训计划，指导各部门培训和宣传工作，培训计划中应列明主办部门、培训对象、内容、目标、方式、预计培训人次等内容。 （三）公司管理层职责 公司管理层负责建立、健全内控机制，有效实施反不当行为程序和控制并进行自我评估，防范和发现不当行为，并对不当行为采取适当的、一致且有效的补救措施。 （四）业务部门职责 各业务部门承担本部门的反不当行为工作。 （五）员工的职责 全体员工应该有遵守公司行为准则、道德规范及国家、行业所涉及法律法规的意识和责任。如发现任何不当行为情况，应遵循公司制定的举报流程，向审计部门进行举报。 第四章 不当行为的预防和控制 第九条不当行为的预防和控制措施 （一）倡导诚信正直的企业文化，营造良好的环境氛围 1、公司的反不当行为政策和程序及有关措施应在公司内部以多种形式（通过员工手册、公司规章制度发布、宣传或者局域网等方式）进行有效沟通或培训。 2、建立不当行为案件处理流程，针对不道德行为和非诚信行为可以通过举报渠道进行实名和匿名举报。 （二）评估不当行为风险并建立具体的控制机制，以减少不当行为发生的机会1、不当行为风险评估 每年，管理层在企业风险评估时，将不当行为风险评估纳入其中。风险评估包括公司层面、业务部门层面和主要账户层面中进行风险识别和评估，评估包括不当行为风险的重要性和可能性。 2、背景调查及风险识别防范 1）公司对准备聘用或晋升到重要岗位的人员进行背景调查，例如教育背景、工作经历、犯罪记录等。背景调查过程应有正式的文字记录，并保存在档案中。 2）公司对供应商、咨询顾问公司或其他有战略意义的第三方进行背景调查，包括信誉、品质、财务状况和股东的背景，双方的合作基于在遵守法律法规基础上互利互惠，不容许进行违法、侵权、有利益冲突和不道德的行为及交易。 3）依客户特征建立客户风险等级管理体系，综合考虑地区、业务、产业等因素识别客户风险等级，并加强高风险客户管理。与高风险客户建立业务关系时，公司将严格执行登记管理，履行客户尽职调查程序，根据调查情况限制交易方式、金额或频次。为调查可疑交易和查处洗钱案件而收集的高风险客户身份、事务历史记录以及一切其他相关信息将严格保密，不得向任何无关机构或个人透露。 4）公司对异常交易给予重点关注，包括但不限于：①客户姓名/名称与司法机关、执法机关、监管机构发布的恐怖组织、恐怖分子、犯罪嫌疑人名单相同或相似的；②客户交易的频率、金额或时间与其所经营的业务明显不符的；③以旧换新业务的旧贵金属产品有明显人为、外力造成破损的现象，且客户不能说明造成原因的；④短期频繁的大量使用较新的产品办理以旧换新业务的；⑤办理业务人员发现其他交易的性质、资金来源、产品流向等有异常情形的。 5）对于明显具有洗钱、恐怖融资特征的客户、业务关系或交易，公司将采取深入调查、访谈、查阅相关资料等适当措施，了解客户及交易的目的和性质，根据相关规定向有关监管部门履行报告义务。 （三）建立全面监督机制，促进反不当行为工作的贯彻落实 1、管理层将对不当行为的持续监督融入到日常的控制活动中，包括日常的管理和监督活动。同时，积极支持反不当行为工作常设机构的日常工作，并从预算、人员配置、工作条件准备上给予充分保障。 2、持续监控所有反不当行为的控制活动，并定期对反不当行为政策及控制程序进行评估，依据评估结果决定是否修改反不当行为政策； 3、每年公司请外部审计师对公司财务报告进行审计，审计工作中的有关不当行为项也将纳入监督机制。 第五章 不当行为案件的处理程序 第十条举报渠道 1、对于一般员工的不当行为可向审计部门举报；对于牵涉到公司董事、经理、财务负责人、副经理或者其他高层管理人员的不当行为直接向董事会报告。 2、举报人有责任在举报后与公司授权的调查员协作。举报人应尽最大的努力提供有关汇报事项的证据和具体信息，目的是为公司在对违规行为采取处理程序前进行必要的审阅。 第十一条案件的调查 1、审计部门在收到举报后，制定调查计划，确定调查方式（内部人员调查或外委调查）、路径和日程。 2、违规案件调查按照如下原则进行： 1）对涉及一般员工的可疑的、被控但未经证实的举报，将视其轻重缓急，由审计部门或外部法律顾问进行独立审查。 2）若举报牵涉到公司董事、高层管理人员，由公司董事会批准后，成立特别调查小组进行联合调查。 3、在进行有关调查时，如属严重违法行为，考虑聘请独立法律顾问进行调查，适当时通报审计师、政府机关或监管机构。 4、对违规案件调查过程中，在保证充分审查的同时最大限度保证秘密性。 第十二条案件的报告及处理 （一）调查结束后由调查人进行整理总结，并形成《违规案件调查报告》1、事件经过与调查发现（清楚地以文档记录对举报行为进行跟踪、反馈的过程，包括必要的证据，此类证据可以包括外部的或公司内部的文件、电子邮件或电子文件资料等）；2、结论：行为的真伪、严重性、对公司风险的影响等。 3、处理建议：包括对违规案件采取的措施、对违规案件相关人的处罚等；4、纠正预防性措施。 （二）违规案件报告的呈报与处理 1、审计部门将向董事会报告已完成的检举调查，并提出处理建议。 2、董事会对违规案件的处理意见作最终裁决，根据公司股票上市地监管规则的要求进行事项披露（如需）。对受影响的业务单位的内部控制要进行评估并提出改进意见。 3、对调查处理后的违规案件报告及决议等材料，审计部门按归档工作的规定，及时立卷归档。 第六章 不当行为的补救和处罚 第十三条不当行为的补救措施 公司发生不当行为案件后，在补救措施中应有评估和改进内部控制的书面报告，对违规者采取适当的措施，并将结果向内部及必要的外部第三方通报。 第十四条不当行为的处罚 所有发生不当行为的员工，无论是否达到刑事犯罪的程度，反不当行为工作常设机构均应建议公司高级管理层按相关规定予以内部经济和行政纪律处罚；行为触犯刑律的，移第七章 附则 第十五条批准生效 本制度经董事会批准后，于公司公开发行的H股在香港联交所主板挂牌交易之日起生效。 第十六条解释与归档 本制度包含的所有条款由董事会负责解释说明；由审计部门负责下发与归档。 中财网
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